Zu jedem Arbeitsschritt ein kurzes Video mit Sprecher und das Wichtigste zum Nachlesen – vom ersten Login bis zur Nachricht an deine Kunden.
Registrieren, E-Mail bestätigen, los geht's. Der Free-Tarif kostet nichts, eine Kreditkarte brauchst du nicht.
Danach führt dich doc2route Schritt für Schritt: Von wo starten deine Fahrer? Welches Fahrzeug fährt, und wie viel passt hinein? Wie sollen deine Kunden informiert werden? Dann wählst du deinen Plan – zum Ausprobieren reicht der kostenlose.
Zum Schluss lädst du deine Lieferdaten hoch, prüfst kurz die erkannten Adressen und klickst auf „Tour berechnen“.
Jede Tour beginnt an deinem Depot – dem Lager oder Hof, wo die Fahrzeuge beladen werden. Von dort rechnet doc2route die Fahrzeiten zu deinen Kunden und damit, wann der Fahrer wo ankommt.
Am Ende fährt er dorthin zurück, außer du hinterlegst beim Fahrer einen eigenen Endpunkt. Die Adresse schreibst du so, wie sie auf einem Brief steht; ändern kannst du sie später unter „Flotte“.
Zieh deine Dokumente einfach hinein: PDF, Excel oder CSV, so wie dein Programm sie ausgibt. doc2route liest die Adressen heraus. Bei einer Dokument-Art, die es schon kennt, läuft das von allein.
In der Liste steht danach jede Lieferung mit Empfänger, Anschrift, Zeitfenster und Menge. Ein Klick legt das Original neben die erkannte Adresse; was nicht stimmt, änderst du dort.
Kommen Dokumente, die doc2route noch nicht kennt – ein neuer Lieferant, ein anderes Programm –, richtest du diese Art einmal ein: ein Rechteck um die Lieferadresse. Menge, Zeitfenster, E-Mail und Telefon markierst du genauso, wenn du sie brauchst.
Darunter siehst du sofort, was doc2route daraus liest. Speichern, einen Namen geben – die Vorlage läuft über den ganzen Stapel und künftig von allein.
Liegen deine Lieferungen als Tabelle oder Export vor, ist das der schnellste Weg. doc2route schlägt vor, welche Spalte was ist: Kunde, Straße, Ort, Menge und Zeitfenster. Stimmt etwas nicht, passt du es einmalig an.
Die Zuordnung merkt sich doc2route für alle Dateien mit denselben Spalten.
Ladung, Zeitfenster und Fahrzeuge stehen schon im Formular. Du musst nichts einstellen, kannst aber. Ein Klick, und doc2route verteilt die Stopps nach Fahrzeit und Ladung auf deine Fahrzeuge.
Jeder Stopp bekommt eine Ankunftszeit. Weißt du es besser als das Programm, fasst du einen Stopp an und verschiebst ihn.
Nicht immer lohnt es sich, jedes Zeitfenster einzuhalten: der Fahrer wartet, fährt Umwege, oder ein zweites Fahrzeug muss los. Deshalb wählst du eine Stufe: gar nicht, leicht, mittel oder stark. Der Standard ist mittel.
Bei „stark“ wird versucht, jeden Stopp in sein Fenster zu legen, und die späteste Abfahrt gesucht, bei der das noch klappt. Muss ein Fahrzeug trotzdem warten, siehst du das an der Tour; ein nicht eingehaltenes Fenster ist rot markiert.
Beim Fahrzeug trägst du ein, wie viel es fasst – zum Beispiel 33 Einheiten für 33 Palettenplätze. Die Einheit sollte dieselbe sein wie auf den Lieferscheinen. Spielt die Ladung keine Rolle, stellst du auf „Menge ignorieren“.
Sonst prüft doc2route vor dem Rechnen, ob alles draufpasst. Ist es zu viel, bleibt der Knopf gesperrt, und du siehst, was fehlt: ein Fahrzeug mehr, mehr Kapazität, den Stapel teilen oder die Menge ignorieren.
Beim Optimieren wählst du je Fahrzeug den Fahrer. Vorgeschlagen ist, wer das Fahrzeug zuletzt gefahren hat.
Hat der Fahrer einen Endpunkt, zum Beispiel seine Wohnadresse, endet seine Tour dort, und die Heimfahrt zählt bei Fahrzeit und Kilometern mit. Soll er doch zurück, genügt ein Klick auf „stattdessen Startdepot“.
Der Fahrer bekommt einen Link – ohne Konto, ohne App-Installation. Er sieht seine Stopps in der richtigen Reihenfolge, mit Ankunftszeit und Zeitfenster. Die Navigation startet in der App, die er sowieso benutzt.
Angekommen, übergeben, weiter: der nächste Stopp rückt von allein nach oben, und du siehst im Büro, wo die Tour gerade steht. Fahrer-Links gibt es ab dem Starter-Tarif.
Kunde nicht da, Zufahrt zu, Ware beschädigt: Der Fahrer tippt auf „Nicht zustellbar“, wählt einen Grund und schreibt bei Bedarf eine Notiz. Mit „Überspringen“ rückt der Stopp ans Ende der Tour, und der Fahrer kommt später wieder vorbei.
Im Büro siehst du sofort, welcher Stopp nicht übergeben wurde, mit Grund und Uhrzeit.
Der Fahrer macht ein Foto, lässt direkt auf dem Handy unterschreiben und trägt den Namen des Empfängers ein. In den Einstellungen kannst du Foto oder Unterschrift zur Pflicht machen.
Im Büro findest du den Nachweis beim Stopp, und du kannst alle Nachweise als Datei sichern. Den Zustellnachweis gibt es im Pro-Tarif.
Ein Klick auf „Nicht zugestellte übernehmen“ sammelt alle Stopps einer Tour, die nicht übergeben wurden, und legt sie als neuen Stapel an – mit Adresse, Menge und Zeitfenster. Die alte Tour bleibt, wie sie gefahren wurde.
Am nächsten Morgen hakst du beide Stapel an, und die Nachzügler werden gleich mit eingeplant.
Zwei Zeitpunkte kannst du einstellen: beim Tourstart, mit dem ungefähren Zeitfenster, und kurz vor der Ankunft. Du legst die Reihenfolge der Wege fest, zum Beispiel erst SMS, dann E-Mail. Hat ein Kunde nur Festnetz, wird die SMS übersprungen.
Den Text schreibst du selbst; Zeitfenster und Verfolgungs-Link ergänzt doc2route. Im Free-Tarif geht beim Tourstart eine E-Mail raus, SMS, Anrufe und die Nachricht kurz vor der Ankunft gibt es ab Starter.
Ab Starter steht in der Nachricht ein Link. Dahinter liegt eine schlichte Seite mit deinem Firmennamen, ohne Anmeldung: der Stand der Lieferung und das Zeitfenster. Liegt der Fahrer hinter dem Plan, rutscht das Fenster mit.
Eine Karte oder den Standort des Fahrers zeigt die Seite bewusst nicht. Am Ende steht dort: zugestellt, mit Uhrzeit.
Solange der Haken beim Probemodus gesetzt ist, geht nichts an echte Kunden: E-Mails landen bei deiner Test-Adresse, SMS bei deiner Test-Handynummer. Mit „Testmail senden“ (ab Starter auch „Test-SMS senden“) siehst du ein Beispiel mit deinem Text.
Startest du eine echte Tour, kommt die erste Nachricht bei dir an, zur selben Zeit, zu der sie sonst beim Kunden wäre. Passt alles, nimmst du den Haken raus.