Adressen aus PDF-Lieferscheinen in die Tourenplanung
Die Aufträge liegen als PDF vor, die Tourenplanung braucht eine Adressliste. Dazwischen sitzt meistens jemand und tippt. Das muss nicht sein, hat aber eine Einschränkung, die du kennen solltest.
Warum PDFs schwerer sind als Tabellen
Eine Excel-Datei hat Spalten. Was in der Spalte „PLZ" steht, ist die Postleitzahl. Daran gibt es nichts zu deuten.
Ein PDF hat keine Spalten, sondern Text an Positionen. Was davon die Lieferadresse ist, ergibt sich erst aus dem Zusammenhang. Dazu kommt: Auf fast jedem Lieferschein stehen mindestens zwei Anschriften, die des Ausstellers im Briefkopf und die des Empfängers. Oft noch eine abweichende Rechnungsadresse.
Deshalb ist jede Adresserkennung aus PDFs ein Vorschlag und kein Ergebnis. Wer das anders verspricht, hat entweder sehr einheitliche Dokumente oder eine unangenehme Überraschung vor sich.
Der Weg von Hand
PDF öffnen, Adresse lesen, in die Liste tippen, nächstes PDF. Bei einer Handvoll Dokumenten geht das schnell, und niemand denkt darüber nach.
Teuer wird nicht die Tipparbeit, sondern was daran hängt. Ein Zahlendreher in der Hausnummer fällt erst auf, wenn der Fahrer vor dem falschen Haus steht. Dann kostet er eine Rückfahrt, einen Anruf und im Zweifel einen verärgerten Kunden.
Dazu kommt der Zeitpunkt: Die Lieferscheine sind meistens dann vollständig, wenn die Tour schon stehen müsste.
E-Rechnungen sind der einfache Fall
Bei ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung steht die Anschrift strukturiert in der Datei: bei ZUGFeRD und Factur-X als angehängte Daten im PDF, bei XRechnung als eigene XML-Datei.
Dort muss nichts erkannt werden, die Felder sind eindeutig benannt. Kommen deine Aufträge in diesem Format, ist der Weg vom Dokument zur Adresse kurz und zuverlässig.
Mit der E-Rechnungspflicht wird dieser Fall in den nächsten Jahren häufiger. Heute ist er es noch nicht überall.
Mit doc2route
Du lädst die PDFs hoch, einzeln oder als Stapel. Das System liest die Adressen und zeigt dir, was es gefunden hat.
Dieser Zwischenschritt ist Absicht und lässt sich nicht wegklicken: Du siehst die Vorschläge, bevor daraus eine Tour wird. Was unsicher ist, ist markiert.
Kennt das System eine Dokumentart noch nicht, zeigst du ihm einmal, wo auf dem Blatt die Lieferadresse steht, bei Bedarf auch Menge, Zeitfenster, Telefon und E-Mail. Ab dem nächsten Dokument desselben Aufbaus läuft es automatisch durch.
Und wenn deine Aufträge auch als Excel- oder CSV-Liste vorliegen: Nimm die Liste. Sie ist der zuverlässigere Weg, weil die Spalten eindeutig sind.
So wird aus einer Excel-Liste eine Tour
Häufige Fragen
Funktioniert das mit eingescannten Lieferscheinen?
Ja. Schiefe oder graue Scans werden vor dem Auslesen entzerrt und geschärft. Das Prüfen der Vorschläge lohnt sich hier besonders.
Was ist mit der Anschrift im Briefkopf?
Deine eigenen Adressen kennt das System aus deinen Depots und schließt sie als Lieferziel aus. Bleibt danach genau eine Anschrift übrig, ist das die Lieferadresse. Bleiben mehrere, wird nicht geraten, sondern das Dokument geht in die Prüfliste.
Muss ich jedes Dokument einzeln einrichten?
Nein, nur einmal je Dokumentart. Dokumente desselben Ausstellers sehen gleich aus, deshalb greift die gelernte Vorlage ab dem zweiten Dokument automatisch.
Was ist mit XML-Exporten aus der Warenwirtschaft?
Die gehen auch. Eine XRechnung wird als E-Rechnung gelesen, jedes andere XML läuft über dieselbe Spalten-Zuordnung wie eine CSV-Datei.
Was passiert mit den hochgeladenen Dokumenten?
Sie liegen auf Servern in Deutschland und werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch gelöscht — einstellbar bis 12 Monate. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Lad einen echten Lieferschein hoch
Am schnellsten siehst du es an einem Dokument, das du ohnehin bekommst. Der kostenlose Tarif reicht zum Ausprobieren.