Tourenplanung mit Excel: aus der Liste eine Tour planen

Wenn die Liste ohnehin existiert, muss niemand Adressen abtippen. Was drinstehen muss, was von Hand funktioniert und woran es scheitert, sobald mehrere Fahrzeuge im Spiel sind.

Excel-Vorlage für die Tourenplanung: was in der Liste stehen muss

Eine fertige Excel-Vorlage brauchst du nicht. Eine Spalte mit der Anschrift reicht als Grundlage. Ob Straße, Hausnummer, PLZ und Ort zusammen in einer Spalte stehen oder verteilt sind, spielt keine Rolle. Beides lässt sich zuordnen.

Alles Weitere ist freiwillig und nur dann sinnvoll, wenn es bei dir eine Rolle spielt:

  • Empfängername: steht später in der Benachrichtigung an den Kunden
  • Menge oder Kolli: nötig, wenn die Ladekapazität deiner Fahrzeuge der Engpass ist
  • Zeitfenster von/bis: wenn Kunden feste Anlieferzeiten haben
  • Telefon und E-Mail: nur für automatische Benachrichtigungen
  • Lieferhinweis: Hofeinfahrt, Seiteneingang, beim Nachbarn abgeben
Tabelle mit acht Spalten und ihrer Zuordnung: Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Menge sowie Zeitfenster von und bis, darunter eine Vorschau der ersten Datenzeilen.
Pflicht ist die Adresse – hier auf vier Spalten verteilt. Menge und Zeitfenster sind zusätzlich zugeordnet, weil die Datei sie enthält.

Der Weg von Hand: Google Maps

Für wenige Stopps reicht Google Maps: Ziel eintragen, weitere Stopps hinzufügen, losfahren. Kostenlos und sofort da.

Zwei Dinge macht es nicht. Es sortiert die Stopps nicht nach der kürzesten Gesamtstrecke, sondern fährt sie in der Reihenfolge ab, in der du sie einträgst. Und es kennt nur ein Fahrzeug.

Solange eine Person eine überschaubare Runde fährt, fällt beides kaum ins Gewicht. Die Reihenfolge hat man im Kopf, das Gebiet kennt man.

Wo es kippt

Unangenehm wird es an vier Stellen, und meistens nicht schleichend, sondern an dem Morgen, an dem alles zusammenkommt:

  • Mehrere Fahrzeuge: Jetzt geht es nicht mehr um die Reihenfolge, sondern darum, wer welche Stopps übernimmt. Diese Aufteilung von Hand zu raten kostet die meiste Zeit. Dabei wird auch am meisten Strecke verschenkt.
  • Zeitfenster: Ein Kunde will vor 8 Uhr beliefert werden, der nächste erst ab 10. Im Kopf lässt sich das für ein paar Stopps halten, darüber hinaus nicht mehr zuverlässig.
  • Kapazität: Passt die Ladung nicht in ein Fahrzeug, muss die Aufteilung auch das berücksichtigen.
  • Änderungen am Morgen: Drei Bestellungen kommen dazu, eine fällt weg. Von Hand fängst du die Planung praktisch neu an.

Wie das bei Getränkelieferungen mit Kisten und Leergut aussieht

Mit doc2route

Der Ablauf bleibt derselbe. Die Software übernimmt nur die Teile, die von Hand mühsam sind.

Du lädst die Datei hoch, als Excel, CSV oder JSON. Beim ersten Mal ordnest du die Spalten zu: welche ist die Adresse, welche die Menge, welche das Zeitfenster. Diese Zuordnung wird gespeichert und greift beim nächsten Upload derselben Datei-Art automatisch.

Danach siehst du die erkannten Adressen und prüfst sie, bevor irgendetwas geplant wird. Was sich nicht sauber zuordnen ließ, ist markiert.

Erst dann wird optimiert: für alle Fahrzeuge gleichzeitig, mit Zeitfenstern, Kapazitäten und Servicezeiten. Am Ende bekommt jeder Fahrer einen Link aufs Handy, ohne App-Installation und ohne Konto.

Wenn deine Aufträge als PDF ankommen statt als Liste

Geplante Stoppliste mit zehn nummerierten Stopps: je Stopp Anschrift, Empfänger und geplante Uhrzeit; bei Stopps mit Zeitfenster steht das Fenster darunter, bei einem Stopp zusätzlich der Hinweis auf 61 Minuten Wartezeit vor der Ankunft.
Aus der Liste wird eine geplante Reihenfolge mit Uhrzeit je Stopp – das Ergebnis der Optimierung, nicht mehr die Ausgangsdatei.

Häufige Fragen

Muss die Tabelle ein bestimmtes Format haben?

Nein. Du ordnest die Spalten beim ersten Mal selbst zu, und die Zuordnung wird gespeichert. Excel, CSV und JSON funktionieren gleichermaßen.

Was passiert mit Adressen, die nicht gefunden werden?

Sie werden markiert, und du kannst sie korrigieren, bevor die Tour geplant wird. Nichts wird still verworfen und nichts geraten.

Was passiert, wenn keine Mengen-Spalte in der Datei steht?

Dann plant das System mit einer Einheit je Stopp. Das reicht, solange nicht das Ladevolumen die Grenze setzt.

Wie werden die Stopps auf die Fahrzeuge verteilt?

Das übernimmt die Optimierung: Sie verteilt so, dass die Gesamtstrecke kurz bleibt, und hält dabei Zeitfenster und Kapazitätsgrenzen ein.

Was, wenn sich morgens noch etwas ändert?

Du passt die Stopps an und rechnest neu. Das dauert Sekunden statt einer neuen Planungsrunde.

Probier es mit deiner eigenen Liste

Lade eine Datei hoch, die du ohnehin hast, und sieh dir an, was daraus wird. Der kostenlose Tarif reicht dafür aus.

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