Tourenplanung mit Zeitfenstern
Der Gastwirt will vor 11 Uhr beliefert werden, die Kita vor 8, der nächste Kunde erst ab 10. Wie weit du das mit Erfahrung und fester Reihenfolge hältst – und was hilft, sobald mehrere Fahrzeuge im Spiel sind.
Warum Zeitfenster die Tour bestimmen
Der Gastwirt braucht seine Ware vor 11, weil danach das Mittagsgeschäft beginnt. Die Kita will das Frühstück im Haus haben, bevor die Kinder am Tisch sitzen. Der Einzelhändler kann erst ab 10 annehmen, weil vorher niemand im Laden ist. Und in mancher Innenstadt darf der Lieferwagen nur bis zu einer festen Uhrzeit in die Fußgängerzone.
Solche Zeitfenster sind keine Wünsche, sondern harte Grenzen. Wer zu spät kommt, steht vor verschlossener Tür oder mitten im Betrieb – und fährt im schlimmsten Fall ein zweites Mal. Deshalb bestimmen die Zeitfenster die Tour, nicht die kürzeste Strecke: Gesucht ist die Reihenfolge, die alle Zusagen hält und dabei möglichst wenig Umweg kostet.
Der Weg von Hand: Erfahrung und feste Reihenfolge
Viele Betriebe lösen das seit Jahren ohne Software, und das funktioniert besser, als Werbetexte gern zugeben. Die Stammtour steht: erst die frühen Kunden, dann der Rest nach Gebiet. Der Fahrer kennt jede Hofeinfahrt und weiß, welcher Wirt dienstags später aufmacht.
Solange ein Fahrzeug eine eingespielte Runde fährt und die Kunden dieselben bleiben, ist diese Erfahrung schwer zu schlagen. Die Reihenfolge sitzt im Kopf, die Ausnahmen sind bekannt, und ein einzelner neuer Stopp lässt sich irgendwo dazwischenschieben.
Wo es kippt
Schwierig wird es, wenn mehrere Vorgaben gleichzeitig gelten müssen. Zeitfenster allein sind machbar, mehrere Fahrzeuge allein auch – die Kombination ist es im Kopf nicht mehr:
- Mehrere Fahrzeuge: Es geht nicht mehr nur um die Reihenfolge, sondern darum, wer welche Stopps übernimmt – und zwar so, dass jede Tour ihre Zeitfenster schafft. Jede Umverteilung verschiebt Ankunftszeiten auf beiden Touren.
- Fenster, die sich beißen: Zwei frühe Kunden an entgegengesetzten Enden des Liefergebiets passen nicht in dieselbe Tour. Von Hand fällt das oft erst auf, wenn der Fahrer schon unterwegs ist.
- Kapazität obendrauf: Das Fahrzeug, das die frühen Stopps am besten schaffen würde, ist voll. Jetzt müssen Ladung und Uhrzeiten gleichzeitig aufgehen.
- Änderungen am Morgen: Ein neuer Kunde mit engem Fenster mitten im Gebiet wirft die eingespielte Reihenfolge um – und mit ihr die Ankunftszeiten aller Stopps danach.
Mit doc2route
Die Zeitfenster kommen mit den Aufträgen ins System, ohne Abtippen. In einer Excel- oder CSV-Liste sind es zwei Spalten – von und bis – oder eine einzelne Spalte „Zeitfenster“; beim ersten Hochladen ordnest du sie einmal zu. Auf einem PDF-Lieferschein markierst du einmal, wo das Zeitfenster steht; bei Dokumenten mit demselben Aufbau wird es danach automatisch gefunden.
Vor der Planung siehst du alle erkannten Adressen und prüfst sie; das Zeitfenster jedes Stopps kannst du dabei einsehen und korrigieren. Nichts wird geplant und nichts verschickt, bevor du es freigibst.
Die Optimierung plant dann alle Fahrzeuge gleichzeitig, hält dabei Zeitfenster und Ladekapazitäten ein und rechnet die Zeit mit ein, die jeder Stopp vor Ort braucht. Stopps ohne Zeitfenster ordnet die Planung frei ein. Passen die Vorgaben nicht zusammen, erfährst du das vor der Tour: Reichen Fahrzeuge oder Kapazität nicht, bricht die Planung mit einem Hinweis auf die Ursache ab; sind Zeitfenster zu eng, steht an der betroffenen Tour, welche Stopps zu spät kommen und um wie viel.
Wie streng die Zeitfenster gelten, bestimmst du je Tour — von „nur zur Orientierung“ bis „niemals zu früh beim Kunden, notfalls wartet das Fahrzeug“. Lässt sich eine Tour nur mit Wartezeit fahren, steht das vor dem Start gut sichtbar an der Tour.
Was in einer Excel-Liste stehen muss, damit daraus eine Tour wird
Das Zeitfenster beim Kunden ankündigen
Ein eingehaltenes Zeitfenster nützt am meisten, wenn der Kunde es kennt. Beim Tourstart kann doc2route jeden Kunden automatisch benachrichtigen – per E-Mail, ab dem Starter-Tarif auch per SMS – mit dem Zeitfenster, in dem die Lieferung kommt.
Das erspart dem Büro einen Teil der „Wann kommt ihr?“-Anrufe und dem Fahrer die Diskussion an der Tür. Und wenn du dem Ablauf erst trauen willst: Im Probemodus gehen alle Nachrichten an deine eigene Adresse statt an echte Kunden.
Häufige Fragen
Wie kommen die Zeitfenster in die Planung?
Aus deinen Auftragsdaten. In Excel- oder CSV-Listen ordnest du die Zeitfenster-Spalten einmal zu, auf PDF-Dokumenten markierst du einmal, wo das Zeitfenster steht. Beides wird gespeichert und greift automatisch – die Spalten-Zuordnung bei Listen mit denselben Spalten, die Markierung bei Dokumenten mit demselben Aufbau. Eine neue Dokumentart zeigst du einmal neu.
Müssen alle Stopps ein Zeitfenster haben?
Nein. Stopps ohne Vorgabe werden frei dort einsortiert, wo sie am besten in die Tour passen. Nur Stopps mit Zeitfenster sind an ihre Zeiten gebunden.
Was passiert, wenn sich die Zeitfenster nicht alle einhalten lassen?
Dann plant doc2route die Tour trotzdem – und sagt dir vorher, welche Stopps ihr Fenster reißen und um wie viel. Du entscheidest dann: ein Fenster mit dem Kunden lockern, ein Fahrzeug dazunehmen oder einen Stopp auf einen anderen Tag legen.
Wird die Zeit beim Kunden mitgerechnet?
Ja. Für jeden Stopp fließt eine Servicezeit ein – die Minuten fürs Abladen, Klingeln oder Quittieren. Ohne sie wären die Ankunftszeiten am Ende der Tour zu optimistisch.
Erfährt der Kunde sein Zeitfenster?
Wenn du Benachrichtigungen nutzt, ja: Beim Tourstart geht eine E-Mail mit dem angekündigten Zeitfenster raus, ab dem Starter-Tarif auch eine SMS. Im Probemodus landet alles erst bei dir, bis du den Versand freigibst.
Probier es mit deinen eigenen Zeitfenstern
Lade eine Liste oder ein paar Lieferscheine hoch, die du ohnehin hast, und sieh dir an, wie die Tour die Anlieferzeiten einhält. Der kostenlose Tarif reicht dafür aus.